Beskyt data ordentligt
Alle kontorer arbejder med personfølsomme data på en eller anden måde. Det kan ikke undgås. Det er ikke længere nok at strege CPR-numre eller navne over med en sprittusch, når man smider papir med personfølsomme data på.
De nyere og mere strenge love kræver i langt højere grad, at der tages hensyn til data, og hvordan man generelt behandler det. Så længe de er i dine hænder eller på dit kontor, så er det også dit ansvar at behandle dem og skille dig af med dem korrekt, blandt andet med en makulator.
Sæt dig ind i reglerne
Det vigtigste er naturligvis, at du sætter dig ind i alle reglerne angående personfølsomme data, og hvordan man korrekt opbevarer, behandler og skiller sig af med det. Det er ikke nok at låse kontoret efter arbejdstid eller smide det i skraldespanden og stole på, at der intet sker.
Det er vigtigt, at man sætter sig ordentlig ind i reglerne og lovene, da man ellers kan få store bøder for at overtræde dem. Der er nemlig stor fokus på behandlingen af data, og det er med god grund. Uanset om det er dine kollegers eller kunders data, som du arbejder med, så vil de alle forvente og sætte stor pris på en korrekt behandling og destruering.
Skil dig af med det korrekt
Mange glemmer, at man også skal skille sig af med data korrekt. En god og nem løsning på dette er en makulator til kontor. Mange tænker nemlig kun over opbevaringen i første omgang og glemmer alt om, at man også skal smide det ud på et tidspunkt.
Det er nemlig ikke acceptabelt at smide det i skraldespanden og forvente, at ingen vil have mulighed for at se eller læse det efterfølgende. Inden papirerne er kommet frem til det korrekte sted efter udsmidningen, så har de været i mange hænder i mellemtiden. Selvom mange ikke vil kigge på dem eller ikke nødvendigvis har mulighed for det, så kan man ikke vide sig sikker på det.
En makulator er derfor en god måde at skille sig af med personfølsom data på papir. Det går hurtigt, og det er derfor både en effektiv og sikker måde at gøre det. Det vil næsten være umuligt for andre mennesker at se, hvad der engang stod på papiret. Når papiret er kommet igennem makulatoren, så vil det være i små stykker, som man ikke længere kan læse noget ud fra.
Opbevaring er lige så vigtigt
Inden papiret ender i makulatoren, så skal det opbevares korrekt. Det er ikke acceptabelt at lade papir flyde på dit skriveborde eller i ulåste skuffer. Der skal være mulighed for at kunne opbevare det aflåst fra andre som ikke skal se eller læse det.
Opbevaringen af data har også sin udløbsdato på et tidspunkt, og herefter skal det destrueres korrekt. Her kan makulatoren være meget behjælpelig, da man hurtigt og sikkert vil kunne komme af med den data, som man har haft til opbevaring.